احتراماً با توجه به مذاکرات انجام شده در جلسه مورخ ۱۴۰۱/۵/۳ مدیران محترم معاونت آموزشی دانشگاه با ریاست محترم مرکز عملیات مشمولین سازمان وظیفه عمومی ناجا، موارد ذیل در خصوص دانشجویان مشمول خدمت وظیفه عمومی جهت دستور اقدام لازم به استحضار می رسد:

- اسامی دانشجویانی که فاقد معافیت تحصیلی تأیید شده از سازمان وظیفه عمومی ناجا می باشند استخراج وتعیین تکلیف شوند. ادامه تحصیل دانشجویان شاغل به تحصیل فاقد معافیت تحصیلی تایید شده در نیمسال اول سال تحصیلی ۱۴۰۲-۱۴۰ مجاز نمی باشد. بدیهی است در صورت عدم اقدام بموقع، مسئولیت هر گونه عواقب ناشی از فقدان معافیت تحصیلی یا تأخیر در صدور آن، حتی در صورت گذراندن واحدهای درسی، به عهده شخص دانشجو می باشد.
- مهلت بررسی درخواستهای معافیت تحصیلی در سامانه سازمان وظیفه عمومی با قابلیت جستجو از طریق درج تاریخ درخواست، حداکثر یک هفته می باشد که مطابق نظر مساعد مقامات آن سازمان به زودی به یک ماه افزایش خواهد یافت.
- لازم است وضعیت درخواستهایی که تا کنون در سامانه مذکور به آنها رسیدگی نشده است، در اسرع وقت توسط ریس محترم اداره آموزش آن واحد بررسی و اقدام مقتضی صورت گیرد.
- ضروری است پیش از آنکه دانشجویان مشمول خدمت وظیفه عمومی وارد سنوات ارفاقی (سنوات اضافی تقویمی) شوند، مجوز تمدید سنوات آنان اخذ و دانشجو موظف به اقدام برای پیگیری و ارائه نامه تایید سنوات ارفاقی به آن واحد می باشند. در این خصوص واحدهای زیرمجموع مجاز به ثبت نام و تأیید انتخاب واحد دانشجویان فاقد مجوز تمدید معافیت، در سنوات اضافی نمی باشند. بدیهی است در صورت عدم اقدام به موقع برای تمدید معافیت و عدم ثبت در سامانه نظام وظیفه، دانشجو وارد غیبت خواهد شد.
- تمدید سنوات ارفاقی دانشجویان مشمول نظام وظیفه برای دفاع از پایان نامه / رساله، گذراندن واحدهای درسی باقیمانده و در نهایت دانش آموختگی صورت می پذیرد بنابراین این دسته از دانشجویان مجاز به ارائه درخواست مرخصی در سنوات ارفاقی نمی باشند.
- تأخیر در اعلام فراغت از تحصیل دانشجویان مشمول، به سازمان وظیفه عمومی ناجا منجر به محرومیت آنان از برخی تسهیلات مرتبط با خدمت وظیفه عمومی (کسر از خدمت دانشجویان فرزند ایثارگر و…) می گردد، لذا برای برخورداری از تسهیلات تعیین شده، لازم است حداکثر تا ۴ ماه پس از دانش آموختگی، فرآیند دانش آموختگی تکمیل و نامه اعلام دانش آموختگی به سازمان وظیفه عمومی ناجا اقدام شود.
- با توجه به محدودیت فرجه ثبت نام دانشجویان مشمول، در مقطع تحصیلی جدید پس از دانش آموختگی در مقطع تحصیلی قبلی، ضروری است در هنگام درخواست معافیت به تاریخ دانش آموختگی مقطع قبلی و شروع به تحصیل در مقطع جدید توجه ویژه صورت گیرد.
- جستجو درخواستهای معافیت تحصیلی در سامانه سازمان وظیفه عمومی با درج کدملی دانشجویان امکان پذیر می باشد.
- لازم به ذکر است از زمان ثبت درخواست دانشجو در سامانه epolice تا زمان صدور معافیت تحصیلی، تمامی مراحل مربوطه، از طریق پیامک به دانشجواطلاع رسانی می‌گردد.